Sept phases-clés nous mènent de l’œuvre initiale à sa version électronique.

ÉTAPE 1 : LE CHOIX DE L’OUVRAGE
L’édition retenue sera l’édition originale, ou celle qui fait autorité parmi les spécialistes. Il faut ensuite s’en procurer deux exemplaires. La tâche est parfois difficile : certains ouvrages sont devenus rares — l’Encyclopédie de Diderot et d’Alembert par exemple ; certains sont abîmés par le temps — le Grand Larousse du XIXe siècle ; et puis l’édition retenue n’est pas toujours la plus répandue.
La bibliothèque REDON est un écrin d’éditions précieuses : l’édition originale du Littré de 1872 et son supplément de 1877, les huit éditions originales du Dictionnaire de l’Académie française, etc.

ÉTAPE 2 : LA SAISIE DU TEXTE
Deux saisies sont préférables : une fois les ouvrages réduits en feuillets, elles s'effectuent chez deux prestataires en parallèle. Les prestataires sont recrutés à l’étranger, à des tarifs très compétitifs au niveau mondial. Le choix d’un non-francophone évite les erreurs dérivant de l’interprétation inconsciente des signes. Ainsi, lorsqu’un non-francophone saisit les mots “étoit” et “était”, ce sont pour lui deux mots totalement différents. Un locuteur francophone, au contraire, risque de saisir le mot “était”, de substituer, à "étoit" sa forme moderne, par automatisme. Ce risque concerne tous les termes dont la graphie a évolué ou les lettres qui ont changé d’aspect (comme le “s”, similaire à un grand “f” au XVIIIe siècle). Enfin, la précision d'écriture est une qualité recherchée, qui résulte par exemple de l'utilisation des idéogrammes dans la culture chinoise. Le résultat de la double-saisie est rapatrié en France pour y être retraité (Étape 4).

ÉTAPE 3 : LA SCANOGRAPHIE
Cette étape – où l’on prend la page en bloc pour en faire une image — restitue la version imprimée en “mode image” dans le CD-ROM.
Deux ouvrages sont concernés :
L’Encyclopédie de Diderot et d’Alembert : les 2 800 planches de gravures sont restituées en haute définition sur la version électronique ; elles ont été scannées à l’aide d’une technique sophistiquée qui préserve les reliures du livre source. La numérisation permet ensuite de visualiser, d’agrandir les gravures et de les imprimer.
Le Grand Larousse du XIXe siècle : l’intégralité des 17 volumes de textes est restituée en mode image sur le DVD-ROM. Chaque page a été scannée en très haute résolution, et chaque image découpée en quatre colonnes pour simplifier la lecture. Cet ouvrage, qui représente trois fois le volume de texte de l’immense Encyclopédie, n’aurait pas pu être entièrement ressaisi. L’investissement aurait été bien trop important avec un résultat nettement moins bon. De plus, le mode image apporte l’authenticité et la chaleur des pages d’origine, avec leur mise en page, les lettrines, ou les partitions de musique et les différentes illustrations des articles.

ÉTAPE 4 : LA FIABILISATION DU TEXTE
Le protocole est à la fois rigoureux et ingénieux. Un programme informatique compare les deux textes issus de la double-saisie. Il en extrait les mots qui diffèrent. Cette méthode, alliée à un retraitement manuel, filtre la majeure partie des erreurs de saisie. Pour filtrer le texte plus finement, on le confronte de la même manière à une gigantesque base de données lexicale. Cette base, mise au point par REDON, s’enrichit à chaque développement, de multiples textes, anciens et récents, et augmente ainsi son potentiel d’analyse. De nombreux sondages sont effectués sur le texte, générant des corrections manuelles ou automatiques, à l’aide d’algorithmes informatiques.
Dans le cas du Grand Larousse du XIXe siècle, il n’y a pas eu de saisie : le texte est issu d’un procédé de “reconnaissance de caractères” (en anglais Optical Character Recognition). Toutes les images des pages de l’ouvrage sont analysées par le logiciel d’OCR le plus performant du marché, à l’aide de paramétrages précis, prenant en compte les spécificités d’un document ancien (graphies différentes, qualité du papier, vocabulaire ancien, etc). Les 450 millions de signes de l’ouvrage, restitués avec quelques imperfections, constituent une excellente base une fois fiabilisés. La phase de vérification du texte est relativement longue, surtout pour les grands textes ou ceux issus de la reconnaissance de caractères. Pourtant, même s’il subsiste encore quelques coquilles, la fiabilité atteinte est de l’ordre de 97 à 99%.

ÉTAPE 5 : L’INTÉGRATION INFORMATIQUE
Pendant que le texte est optimisé pour le support électronique, le chef de projet informatique détermine les besoins potentiels de l’utilisateur et les possibilités laissées par le texte. Il est pertinent d’ouvrir une recherche par auteur dans le Littré, qui contient de nombreuses citations ; mais c’est inutile dans le Dictionnaire de l’Académie française. Les principales fonctionnalités (recherche en plein texte, par auteur, par domaine, navigation hypertexte) sont donc programmées et installées avec les données. L’interface est conçue pour une prise en main immédiate du dictionnaire.

ÉTAPE 6 : LES TESTS
À ce stade, le CD-ROM est opérationnel mais il n’a pas encore été testé ni corrigé ; on le nomme version bêta. Des testeurs la manipulent, expérimentent toutes ses fonctionnalités, enchaînent toutes les combinaisons de recherche possibles pour déceler d’éventuels “bugs” de programmation. Ils produisent un rapport de ces bugs à corriger, destiné à l’informaticien. Plusieurs séries de tests sont effectuées, jusqu’à la dernière phase qui révèle les anomalies éventuelles liées à la configuration informatique (différentes versions de Windows™ ou de Macintosh®, etc).
Une fois tous les bugs corrigés, le logiciel est prêt à être dupliqué et à être mis sur le marché.

ÉTAPE 7 : LA PRODUCTION
La fabrication du produit fini prend environ un mois. Elle comprend l’impression des boîtes, des manuels d’utilisation et autres éléments d’habillage du CD, la duplication du CD lui-même et l’assemblage sur une chaîne de fabrication des différents composants du produit. Une fois les CD-ROM livrés en magasin, le public peut enfin découvrir ces dictionnaires et encyclopédies électroniques.